Organizando uma Python Brasil#
Vamos criar um manual para você que deseja organizar uma Python Brasil tenha um norte. Leia com atenção cada passo:
Assim que você assumir essa responsabilidade, você precisa iniciar a organização do time que auxiliará a fazer o evento acontecer.
Leia com atenção os tópicos, estamos iniciando com a definição de times, mas logo abaixo existe um proposta de road-map,sugestão de como definir o evento, dicas e discussões comuns que acontecem durante a organização de uma Python Brasil.
Os principais papéis necessarios são:
Time de Captação Recursos#
O time de captação de recursos deve trabalhar na viabilização do evento, esse time deve trabalhar próximo ou compartilhar pessoas com o time de fiscal/financeiro, para que todos estejam sempre alinhados.
Desenvolver Plano de Patrocínio
Buscar Patrocínios
Buscar Parcerias:
hoteis, restaurantes
Organizar Ingressos (Lotes, Codigos Promocionais)
Sistema de Check-in/Reembolso
Time de Financeiro/Fiscal#
Aqui vem uma parte burocrática de manter sempre atualizado o fluxo de caixa e um relacionamento próximo com a associação python brasil(Apyb). Idealmente esse time deve ter uma proximidade também com o administrativo para que possam juntos trabalhar no custo previsto e total do evento.
Organizar Fluxo de caixa
Previsibilidade de Custo
Fazer os pedidos de nota
Fazer os pedidos de reembolso
Relacionamento com APyb
Criação e configuração do evento na ferramenta de ingressos (por padrão utilizamos o eventbrite)
Time de Marketing/Publicidade#
Time que deve trabalhar junto com todos os demais para que a identidade do visual seja integralmente unificada, lembrando que o simples é sempre o melhor em todas as situações, dentre as muitas atividades algumas são:
Personalização e implantação da identidade visual no Plano de Patrocínio.
Gerenciar as Redes sociais
Fazer as postagens
Desenvolver a Identidade visual do evento
criar moockups para site
criar moockups para redes (thumbs das redes sociais)
criar moockups para lonas
criar moockups para banners
criar moockups para paineis
criar moockups para adesivos
criar moockups para camisas
Relacionamento com comunidades
Fazer atendimento de respostas nos multiplos canais da python brasil
linkedin
instagram
twitter
facebook
telegram
solução de ingressos (auxiliar nas resposta de duvidas)
solução de palestras (auxiliar nas resposta de duvidas)
e-mail
Time de Infraestrutura#
Esse time vai ser fundamental próximo ao evento, e é muito importante que estejam proximos à cidade do evento para viabilizar melhor todas as situações, pessoas distantes da cidade sede podem ajudar, mas seriam melhor alocadas em outros times, dentre as responsabilidades do time:
Orçar e fechar o Local do evento
Orçar e fechar equipe de limpeza (caso não esteja inclusa na contratação do local principal)
Orçar e fechar Internet
Orçar e fechar Fotografia
Orçar e fechar equipe de som
Orçar e fechar equipe de filmagem
Orçar e fechar equipe de transmissão online (provavelmente será a mesma da de filmagem)
Orçar e fechar Tradução Simultanea
Orçar e fechar Comunicação no dia do evento
Radios ou um canal rapido de conversa para o operacional
Orçar e fechar time de Libras
Organizar transmissão
Chaves do youtube
links para as transmissões
programação de start e stop das trasnmissões
Buscar locais para realização dos tutoriais
Ser porta-voz dos translados e mobilidade dos keynotes
Time de Experiencia do evento#
O time de experiencia do usuario deve conseguir integrar as pessoas e mostrar o carinho que a cidade sede quer transmitir, tentando organizar atividades espaços e experiencias para as pessoas que vem ao evento.
Coffe Breack
organizar coffe vegano
organizar coffe vegetariano
organizar coffe onivaro
organizar coffe celiaco
Kit banheiro
Lighttalk
Guarda Volumes
Coworking
Sleep/Relax space
Guia da cidade
Time de Administração#
O time administrativo, deve conter principalmente pessoas de tomada de descisão, fazendo o papel de contratação orçamento e cuidado com fornecedores, são bem vindas pessoas com garagens grandes.
Orçamentos
Contratos
Imobilizado do evento:
cordinhas
crachas
camisas
brindes
Time Técnico#
O time tecnico é de longe talvez o que mais pessoas vão querer participar, pois é um evento de tecnologia. Esse time tem a responsabilidade de:
Criar o site do evento utilizando a URL que a Apyb disponibiliza (aquela 2022.pyhtonbrasil, 2023.pythonbrasil, etc) com base na identidade visual criada pelo time de design.
O site deve ser um html statico, pode ser usado algum framework para ajudar como: Pelican, Hugo, Jekyls… ou mesmo escrever diretamente o html e o css.
Manter o site atualizado com todas as informações que forem passadas ao público (keynotes, plano de patrocinio, disponibilização da grade de palestras, local do evento, etc)
Cuidar dos acessos (Autorizar acessos a arquivos, sistemas e repositórios)
Criar sistemas de notificação, criando formas de facilitar para que os participantes possam facilmente receber noticias do evento
Aplicativo
Canais em chats
Notificar atualizações do site
Criar integração com plataforma de ingressos e palestras.
links ou outras integrações
Time de Conteúdo#
Responsável por gerenciar a grade de atividades oficiais do evento como palestras, tutoriais, assembleias, keynotes.
Criação e configuração do evento na ferramenta de submissão de atividades (por padrão utilizamos a ferramenta pretalx)
Criação do formulário de submissão de atividades
Avaliação de atividades para definir quais entram na grade
Definição de estratégias de seleção de keynotes (votação garantia que ja não tenha sido, alem de estrategia de marketing encima do keynote)
Definição do evento#
Uma vez os times contruidos, é importante que as pessoas-chave da organização sentem e façam a definição do evento:
Quantas pessoas esperamos ?
Data do evento ?
Estrategia de comunicação…
Evento de Tecnologia?
Evento de Comunidade?
Evento Educacional?
Uma vez feito essas definições deve se fazer um orçamento base para o evento acontecer que consite em
Local do evento
Cuidado para sempre buscar locais ja com infraestrutura adequada tipo (cadeiras, salas divididas, sala principal que comporte todas as pessoas do evento, banheiro e acessibilidade) evite pegar espaços pra construir ou reformar, o custo é sempre muito alto
Coffe break
Audio visual:
Projetores
Microfones
Feito essa cotação inicial você deve ter material suficiente para fazer os planos de patrocinio, algo como 50%, 30%, 20%, 10% com base nos custos isso te dara o diamante, ouro, prata, bronze, apartir disso você pode criar outras cotas lembrando que esse calculo é uma sugestão tudo pode depender da realidade do momento.
A proposta de roadmap abaixo sugere que seja feito a identidade visual antes do plano, mas as atividades podem ser paralelizadas. Outra sugestão é sempre focar primeiro no plano depois na data e local, mas essas atividades podem ser invertidas para o bem de um plano mais assertivo.
Lembre-se o Plano de patrocinio não deve ser escrito em pedra, alterações podem e devem ser feitas rapidamente para se adaptar a situação socio-econômica da época.
Empresas são pessoas só que mais burocráticas, pedindo com jeitinho e educação tudo se resolve até mudança de cotas, evite rebaixar empresas sempre suba as cotas ou crie algo maior, mas nunca rebaixe.
Protótipo de roadmap#
Sugestão de trabalhos, as atividades e a ordem estão sempre em discussão e devem ser sempre atualizadas:
Atividades:
Definir calendario de reuniões (mensal, quinzenal, semanal)
Definir tamanho do evento:
Numero de trilhas
Numero de pessoas
Numero de tutoriais
Numero de locais (Muitas vezes não é possivel achar um espaço que contemple tutorias e palestras)
Definir Times
Definir Identidade Visual com principais elementos e ja com mockups.
Alguns mockups uteis:
Cracha
Camisa
Cordinhas
Sacolas
Apresentações
Templates para publicação
palestrantes
keynotes
patrocinios
avisos
Definir plano de patrocinio:
Beneficios disponiveis
fisicos
digitais
Cotas
Estrategia de comunicação (2023 foi adotado «evento educacional»)
Definir Data, local e grade temporária:
Grade temporária seria um planejamento de slots quantos keynotes, quantas palestras, horários, numeros de tutoriais, dias de sprint, dias de tutorial
o local para os tutorias devem incluir laboratorios de informatica.
o local para as palestras é necessário contemplar
Salas dividias para trilhas
Sala principal que comporte todo o público
Banheiros
Acessibilidade
Sala para organização/keynotes
Espaço para coffe break
Iniciar planilha de caixa
Iniciar orçamentos junto com captação de recursos.
Iniciar chamada de trabalhos (C4P)
Iniciar votação interna de keynotes
Viabilizar os translados e planejamento dos keynotes
Fazer ativações em eventos regionais.
Tenham sempre muito cuidado com paralelismo de atividades e concorrencia entre recursos, evitem sobrecarregar times especificos.
Dentre todas as atividades é uma boa pratica fazer atas das reuniões e manter tudo organizado nos repositorios que são disponibilizados para o evento.
Outras dicas:#
Concentre-se inicialmente em preparar e divulgar seu plano de patrocinio, tente definir rapidamente a identidade visual que será adotada, assim ja terá uma base para tudo, lembre-se que empresas tem uma agenda complexa de pedido de patrocinio.
Tente enviar o mais cedo possivel os planos para as empresas, e de muita atenção as mesmas.
Uma vez tendo viabilizado financeiramente, seu proximo foco deve ser as atividades e a grade, fazer o C4P e fazer as avaliações para poder divulgar e confirmar cedo as palestras do evento.
A grade do evento convida pessoas a vir, tente dar pelo menos 45 dias para as pessoas verem a grade e descidir se virão ou não, dependendo do local que o evento esta. Proximo aos extremos do pais, isso é muito importante.
Chegando proximo ao evento concentre-se nos beneficios dos patrocinadores e em produzir todos os beneficios fisicos, exitem beneficios que precisam de entorno de 30 dias de antecipação como estandes, camisas, copos, alguns mais rapidos são as impressões como crachá, adesivos.
O evento é muito importante para alunos de universidades, faculdades e escolas de ensino medio, busque encontrar acesso a essas pessoas e tente viabilizar a ida deles com apoio das escolas, caso o evento esteja financeiramente bom gaste tudo que puder para trazer novos integrantes para a comunidade sendo estudandes de escolas ou grupos subrepresentados, busque associaçoes regionais que possam lhe auxilar.
A experiencia do evento deve correr sempre em paralelo mas no estagio final do evento isso sera muito necessario para finalizar compras (kit de banheiros, presente para palestrantes, keynotes, instrutores) e a organização de atividades (pybar, algohave, django-girls…).
Tretas comuns#
Os organizadores, palestrantes, ministrantes de tutorial, pagam ingresso?#
Essa decisão é tomada pela organização. Dessa forma, todo ano é discutido esse tema para cada um desses grupos.
Levem em consideração os seguintes pontos:
Definam se organização paga ingresso e principalmente quem será considerado «organização». Uma opção é considerar que todas as pessoas que forem trabalhar no evento presencial não poderão aproveitá-lo, pois estarão ocupadas com as responsabilidades de org, então seria bom não pagarem.
Definam isso para palestrantes e ministrantes de tutoriais ANTES de abrir o Call For Papers para já deixar explicito na submissão.
Dependendo da situação econômica da região, do pais e da verba do evento, essa questão pode ser reconsiderada.
Deve-se deixar isso explicito a todos, pois o evento não tem orçamento proprio ele deve ser sempre autocontido mesmo as camisetas da organização saem do custo do evento.
Código de conduta (CDC)#
O Comitê de Código de Conduta é organizado e montado com ajuda da organização, mas é totalmente independente tendo poder até em cima da organização durante a realização do evento.
O CDC só cobre as atividades oficiais da Python Brasil (tutoriais, sprints, palestras, Django Girls), todos os demais eventos extraoficiais (Algorave, PyBar, Pós-Evento) pode causar situações para os próximos dias, mas o CDC não atua fora do evento (possíveis situações devem ser tratadas no evento).
A comunidade se posiciona sempre e ajuda em outras situações, mas a organização do evento não pode se comprometer com isso.
Importante destacar que é imprescindível, que toda a organização e comitê estejam a par do conteúdo do Código de Conduta.
Programas de apoio de custo e ingressos cortesia para grupos sub-representados#
Esse tipo de programa é sempre bem vindo, mas a organização deve sempre olhar para o financeiro e a viabilização do evento.
A organização estando definida e organizada, pode-se ir atrás desses grupos e viabilizar a vinda deles através de iniciativas dos próprios grupos com o apoio da organização (apoiar na divulgação, alcance e suporte para viabilizar a parceria).
A organização não deve se comprometer com a criação desses programas, pois é uma atividade da comunidade. A organização sempre é, e provavelmente sempre vai ser, sobrecarregada com outras atividades.
OBS: Cuidado para não abrir precedentes que possam exigir que toda a organização faça pois a comunidade gostou.